God praxis för hantering av forskningsdata vid intervjustudier

God forskningssed vid planering, genomförande, inspelning och transkribering av intervjuer

Intervjuer är en vanlig kvalitativ forskningsmetodik som kan utföras i olika sammanhang, till exempel online, som fältstudier, eller under mycket kontrollerade kliniska miljöer som beskrivs i ett etiskt tillstånd. När du genomför en intervjustudie kommer huvuddelen av ditt arbete att vara själva intervjuerna och att analysera resultaten. I de fall där du främst är intresserad av vad som sägs och inte hur det sägs, är transkribering vanligt förekommande.

Syftet med den här guiden är att belysa vad du ska tänka på när du vill spela in och transkribera intervjuer digitalt. Genom att delta i din studie anförtror dina forskningsdeltagare sin personliga information. Ditt mål kommer att vara att behandla informationen noggrant, att minimera riskerna och att maximera nyttan av den tid och ansträngning som du och dina deltagare spenderar.

Genom att redan i planeringssteget överväga hur personuppgifter kommer att behandlas i din forskning kan du både underlätta ditt eget arbete och förbättra kommunikationen med olika intressenter.

Checklista: överväganden från planering till publicering

Denna checklista försöker ta hänsyn till många olika scenarier, så hoppa gärna över objekt som inte är relevanta för din forskning.

Planering

• Bedöm hur känslig informationen du vill samla in är - Planerar du att samla in information som kan orsaka skada för individer som deltar i forskningsstudien? Bedöm vilken typ av risk som kan uppstå och se till att alla inblandade är medvetna om riskerna.
• Bestäm eventuella formella etiska förfaranden - Om din forskning omfattar särskilda kategorier av personuppgifter eller information om enskilda personers brottsregister måste du ansöka om etikprövning från Etikprövningsmyndigheten. KTH Research Support Office har mer information på sin webbplats. Svenska forskningsfinansiärer förlitar sig vanligtvis på det nationella etikprövningssystemet. Men för internationella finansiärer, kontrollera deras regler och krav. Om din forskning inte behöver etikprövning från Etikprövningsmyndigheten, men din finansiär ändå kräver att du har ett godkännande från en institutionell etikkommitté, kontakta KTH:s etikutskott.
• Planera för hur och när du ska få informerat samtycke - Vill du få informerat samtycke i skriftlig form eller räcker det att spela in det i början av intervjun? Det finns mallar för informerat samtycke.
• Justera studiedesignen för att minimera insamlad personlig information - Överväg om du kan formulera intervjuguider eller intervjufrågor för att uppmuntra svar som är användbara för din forskning utan att samla in känslig information mer än nödvändigt. Om du vill citera svar som innehåller personuppgifter måste du ta bort information som skulle göra det möjligt att avidentifiera individer om de inte har gett uttryckligt samtycke till att nämnas i publicerat material.

Välj verktyg för inspelning, transkribering och bearbetning

• Samla in information om tillgängliga verktyg - Se instruktionsguiden på sidan för KTH:s IT-verktyg.
• Gör en riskbedömning för de tillgängliga verktygen - Se guiden på sidan för beskrivning av risker för av KTH-IT tillhandahållna verktyg.
• Förbered ett utlåtande om behandling av personuppgifter - Detta kan vara så enkelt som en lista över de verktyg du använt i forskningsstudien.

Förbered dig för intervjuer

• Erhåll informerat samtycke - Deta är viktigt om din forskning bedrivs under ett etikprövningstillstånd.
• Tillse att deltagarna har fått information om databehandling - Se till att deltagarna i din forskningsstudie är medvetna om hur deras personuppgifter behandlas.
• Utbilda dina kollegor - Om ni är mer än en person som utför forskningen bör du tillse att dina kollegor har fått de kunskaper de behöver.
• Kontrollera inställningar och testa verktyg - Se de praktiska guiderna om hur du spelar in intervjuer.

Utför intervjuer

• Följ de procedurer du förberett ovan - Förberedelserna säkerställer korrekt hantering av personlig information så att du kan fokusera på själva intervjun.
• Stöd dina teammedlemmar så att de känner till proceduren - Genom att stödja teammedlemmar som är osäkra på hur de hanterar dina valda verktyg kommer intervjuer och transkribering att gå bättre.

Transkribera och behandla data

• Utför transkribering - Se de praktiska guiderna för hur man gör det.
• Förbered utskrifter för användning.
• Spara kodnyckeln på ett säkert ställe som är åtskilt från utskrifterna och mediefilerna.

Analysera

• Använd dina valda metoder för dataanalys - För närvarande finns det ingen centralt upphandlad tjänst på KTH men du kan kontakta din skolas IT-koordinator för information om licenser.
• Tillse att all databehandling i analysskedet beskrivs i den information du gav deltagarna.

Publicera och arkivera

Publicera en eller flera poster med material som beskriver studiens utformning, metoder och annan relevant information. Filer med utskrifter laddas upp för arkivering, i de flesta fall lämpligen med begränsad åtkomst till filer. Mediafiler rekommenderas att laddas upp med begränsad åtkomst i de flesta fall. Hänvisa gärna till postens DOI i artikelns "Data availability statement" när resultaten publiceras.

• Arkivera utskrifterna i KTH Data Repository - se till att välja en lämplig åtkomstnivå för utskriftsfilerna enligt forskningsdeltagarnas samtycke och att behandla utskrifter i syfte att dölja känslig information som inte behövs för din forskningsstudie.
• Arkivera mediefiler separat - Om inspelningarna inte innehåller känsliga personuppgifter kan du arkivera dem som en separat post i KTH Data Repository. Alternativt kan du lägga till samtyckesformulär till posten. Rekommenderad praxis är att länka till den publicerade posten och till posten med mediefilerna, förutsatt att medieposten inte omfattas av strikt sekretess. Om mediefilerna innehåller material som omfattas av strikt sekretess, kontakta security@kth.se för råd om säkra arkiveringslösningar.
• Förvara kodnyckeln säkert i ett separat utrymme - Om du inte har tillgång till en säker digital förvaringsplats på din institution, kontakta security@kth.se för råd.

Allmänna risker relaterade till personlig integritet för personer som deltar i en digitalt utförd intervjustudie

Intervjuer dokumenteras ofta i form av video- eller ljudinspelningar, och dessa inspelningar måste hanteras med försiktighet eftersom de innehåller biometriska uppgifter: röster i ljud- eller videoinspelningar respektive ansikten i videoinspelningar. Detta innebär att sådana inspelningar inte kan publiceras öppet om inte deltagaren ger sitt uttryckliga samtycke.

Det innebär också att du måste överväga etiska aspekter och bedöma risken utifall att information som samlats in under intervjuerna läcker. Om risken är stor att enskilda personer kan skadas om deras personuppgifter läcker ut, måste du vidta rimliga säkerhetsåtgärder för att säkerställa behandling av sådana känsliga personuppgifter på ett sätt som minskar risken för dataläckor. Det är också bra att dokumentera denna riskbedömning - det vill säga vilka risker du ser och vilka digitala verktyg du har använt och vilka säkerhetsåtgärder du har vidtagit. Detta kan göras som en del av en datahanteringsplan eller i ett separat dokument.

Rekommenderade säkerhetsåtgärder för att förhindra dataläckor om du samlar in känsliga personuppgifter

Känsliga personuppgifter är enligt GDPR personuppgifter om hälsa, sexuell läggning, politisk åskådning, etnicitet, medlemskap i fackförening eller genetisk och biometrisk information. Personuppgifter kan också vara känsliga om de samlas in från någon som tillhö en utsatt grupp, till exempel barn eller politiska flyktingar.

• Läs mer om känsliga personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten

En viktig punkt här är att om risken för att orsaka skada för individer är hög om data hamnar i fel händer, måste du vidta extra säkerhetsåtgärder för att skydda informationens konfidentialitet:

• Spela in intervjuer med hjälp av antingen en KTH-upphandlad inspelningstjänst eller en separat inspelningsenhet.
• Minimera åtkomst till filerna genom att inte dela åtkomst till fler forskare än nödvändigt och använd ett starkt lösenord och om möjligt tvåfaktorsautentisering för åtkomst.
• Spara inte filer i en tjänst som du använder tillfälligt för behandling längre än nödvändigt. Det vill säga, om du använder en tjänst för videoinspelning och överför filerna till en säker lagringsplats, bör du ta bort filerna från inspelningstjänsten när du har överfört dem.
• Använd krypterad överföring för att flytta filer till en åtkomstkontrollerad, krypterad lagringsplats.
• Minimera eller undvik användning av digitala tjänster med mycket långa kedjor av underentreprenörer, särskilt om sådana underentreprenörer kräver överföring av personuppgifter utanför Europa. Transkribering med automatisk realtidstextning rekommenderas därför inte för sekretesskänsliga intervjuer.
• Behandla utskrifterna för att ta bort personlig information - se mer om metoder i den nationella vägledningen om behandling av kvalitativa uppgifter.
• Använd ett forskningsdataregister som uppfyller arkivkraven och som upprätthåller långsiktig lagring (minst tio år) av inspelningar och utskrifter. Förvara inspelningar och kodnycklar i ett separat lagringssystem/mapp/register med striktare åtkomstkontroll än utskrifterna. En metadatapost som beskriver studien och innehåller kontaktuppgifter för begäran om åtkomst kan deponeras i ett dataregister med åtkomstkontroll, till exempel researchdata.se eller KTH Data Repository.

Beroende på din forskningskontext finns det många arbetsflöden för inspelning och transkribering av intervjuer, som består av olika digitala tjänster, system eller programvara installerade på din egen enhet. Som vi har sett har olika verktyg och tillvägagångssätt olika för- och nackdelar.

För praktiska handledningar om hur du kan utföra ett sådant arbetsflöde - titta på handledningarna för hur du använder KTH:s digitala verktyg för inspelning och transkribering.